Geschreven op 1 mei 2024 door Office

Met een mengeling van trots en weemoed kondig ik aan dat ik mijn rol als bestuursadviseur en beheerder van de Vereniging van Eigenaars (VvE) van het scholencomplex Noordhofland in Voorschoten zal overdragen aan een opvolger. Het samenvoegen van meerdere scholen en een gymzaal in één gebouw, was destijds een nieuw concept in Voorschoten. Dit traject, dat begon met de oprichting en inrichting van deze bijzondere vorm van VvE, heeft me gevormd, uitgedaagd en beloond op manieren die ik nooit had kunnen voorzien.

In de afgelopen jaren heb ik gezien hoe steeds meer scholen onderdeel zijn geworden van multifunctionele gebouwen. Kindcentra waarin kinderopvang, basisscholen en buitenschoolse opvang samenkomen onder één dak, zijn tegenwoordig geen uitzondering meer. Ook combinaties met gemeentelijke gymzalen zijn gebruikelijk geworden. Deze ontwikkeling heeft geleid tot nieuwe uitdagingen en kansen voor het organiseren en beheren van een VvE.

Bij de oprichting van een VvE komt nogal wat kijken. De toekomstige gebouweigenaren moeten het eens worden over een aantal juridische stukken, zoals de splitsingsakte en de splitsingstekeningen. Ik heb de betrokkenen schoolbesturen en de gemeente in het proces begeleid om de toekomstige interne rollen te verdelen en de eerste beleidsstukken zoals de demarcatielijsten, meerjarenonderhoudsplanning en exploitatiebegroting voor te bereiden.

Nu, na jaren van toewijding, reflecteer ik op het traject dat we hebben afgelegd, de uitdagingen die we hebben overwonnen en de successen die we hebben gevierd. Als ervaringsdeskundige wil ik de volgende 10 persoonlijke tips met je delen voor het oprichten en beheren van een VvE bij kindcentra.

10 praktische inzichten voor VvE’s bij kindcentra:

1. Bepaal de organisatiestructuur: Zorg voor een duidelijke organisatiestructuur, inclusief de rolverdeling tussen vergaderingen en bestuur, om een soepele besluitvorming te waarborgen.

2. Maak duidelijke afspraken over beheer en gebruik: Leg afspraken over beheer, exploitatie en gebruik vast voorafgaand aan de oprichting van het gebouw, en evalueer deze regelmatig om bij te sturen indien nodig. Leg deze al vast in de samenwerkingsovereenkomst en evalueer ze bij elke fase van het nieuwbouwtraject.

3. Stel het vergaderschema vast: Maak een overzichtelijk vergaderschema voor het komende jaar, inclusief de Algemene Ledenvergadering en bestuursvergaderingen, zodat alle betrokkenen dit in hun agenda’s kunnen plannen en betrokken blijven bij het proces.

4. Informeer over bankrekeningen: Wees voorbereid op mogelijke obstakels bij het openen van een bankrekening en zorg ervoor dat alle vereiste bevoegdheden en machtigingen correct zijn geregeld om onaangename verrassingen te voorkomen

5. Houd een logboek bij: Een gestructureerd logboek kan van onschatbare waarde zijn voor het bijhouden van belangrijke afspraken, historische informatie en klachten, zonder dat dit een grote investering vereist.

6. Maak een besluitenlijst: Houd een heldere besluitenlijst bij om de voortgang te bewaken en ervoor te zorgen dat alle beslissingen duidelijk worden vastgelegd.

7. Stel een huishoudelijk reglement op: Leg praktische afspraken vast in een huishoudelijk reglement, zodat alle gebruikers van het gebouw de regels kennen en naleven.

8. Zorg voor een toegankelijk digitaal dossier: Houd belangrijke documenten toegankelijk en up-to-date in een efficiënt digitaal dossier om ervoor te zorgen dat alle leden gemakkelijk toegang hebben tot relevante informatie.

9. Houd de wijzigende wetgeving bij: Blijf op de hoogte van wijzigende wetgeving, met name op het gebied van energiebesparing en onderwijshuisvesting om ervoor te zorgen dat de VvE aan alle vereisten voldoet.

10. Voer het gesprek met elkaar: Respecteer de diverse belangen en standpunten van alle betrokkenen en werk samen om tot weloverwogen beslissingen te komen die het beste zijn voor het gehele kindcentrum of multifunctionele gebouw.

 In mijn persoonlijke traject als bestuursadviseur en VvE-beheerder heb ik deze aanbevelingen ontwikkeld en toegepast, en ik hoop dat ze anderen zullen helpen bij het navigeren door de complexe wereld van VvE-beheer binnen multifunctionele gebouwen. Mijn tijd bij het scholencomplex Noord Hofland mag dan eindigen, maar mijn betrokkenheid bij dit belangrijke werk zal blijven voortleven in de vele lessen die ik heb geleerd en gedeeld.

Mijn dank gaat uit naar iedereen waar ik in dit traject mee heb samengewerkt.

Als u meer wilt weten over mijn ervaringen of vragen heeft over het opzetten van een VvE bij een kindcentrum, aarzel dan niet om contact op te nemen. Samen kunnen we blijven bouwen aan een toekomst waarin onderwijs en kinderopvang elkaar versterken.