Spoedcursus – De juiste strategie voor je onderhoudskosten

Geschreven op 6 juli 2016 door Romy Schneider

Spoedcursus – De juiste strategie voor je onderhoudskosten

Na dit artikel weet je hoe je een meerjarenonderhoudsplan:

• moet lezen
• kunt interpreteren voor jouw situatie
• zo nodig kunt aanpassen

De kloof tussen normvergoeding en onderhoudsbehoefte bij scholen

De centjes die je als schoolbestuur van de overheid ontvangt kun je maar één keer uitgeven. De huidige normvergoeding is gebaseerd op het kwaliteitsniveau Londo uit 1985. Feitelijk  kun je hiermee een school niet in orde houden. Daarnaast kan de onderhoudsbehoefte factor drie verschillen, afhankelijk van de gekozen materialen en de techniek die in het gebouw zit.  Het is daarom belangrijk om de juiste prioriteiten te stellen.

Hiervoor laat je een MJOP opstellen. MJOP is de afkorting voor Meer- Jaren-Onderhouds-Planning. Het gaat bij onderhoud om een goede balans tussen de geplande uitgaven nu, in de nabije toekomst (+/- drie  jaar) en sparen voor grote uitgaven later.

 Meer grip op huisvesting door anders te kijken naar de MJOP

Is de MJOP een papiertje voor je, met heel veel getallen? Ben  je  allang blij  als je  snapt welk bedrag je uiteindelijk opzij moet zetten? En heb je geen idee hoe deze getalletjes tot stand komen? Dan wordt het lastig sturen. Als bestuurder hoef je niet elke eenheidsprijs te kennen. Wat je moet weten is welke soorten onderhoud er zijn en welke invloed zij hebben op het plan.

Een MJOP bekijkt alle in het gebouw voorkomende bouwdelen en installaties. Elk bouwdeel of installatie heeft zijn eigen levensduur. De levensduur is de gemiddelde tijd tussen de aanschaf van een nieuw product en zijn vervanging. Dit wordt ook wel  de levenscyclus genoemd. Dat kan per onderdeel heel erg verschillen. Een lampje heeft misschien een levensduur van 3 jaar.  Kozijnen daarentegen gaan  minimaal 30-40 jaar mee. Tijdens deze levenscyclus heb je te maken met drie soorten onderhoud waarvoor je spaart in je MJOP:

 

1. p= preventief onderhoud
2. c= correctief onderhoud
3. v= vervangingsonderhoud

 

Even een simpel voorbeeld

Stel je hebt buitenzonwering. De levensduur van het scherm  wordt door de leverancier bij adequaat onderhoud op 15 jaar geschat. Dus 15 jaar na aanschaf moet je rekening houden met een grote uitgave voor deze vervanging. Ondertussen moet je het scherm onderhouden om de 15 jaar te halen. De eerste paar jaar heb je waarschijnlijk genoeg aan preventief onderhoud (p). Dit regel je met een onderhoudscontract. Een gespecialiseerd bedrijf komt een keer per jaar langs en controleert de zonwering. Vaak schrijft de leverancier voor wat er preventief gedaan moet worden om de garantie te kunnen behouden. Onder preventief onderhoud valt ook de verzorging zoals schoonmaak of het oliën van onderdelen.  Na een aantal jaren kan het zijn dat het een of andere onderdeel kappot gaat. De reparaties die dan uitgevoerd moeten worden vallen onder het correctieve onderhoud (c). Naarmate een bouwdeel ouder wordt neemt de hoeveelheid correctief onderhoud over het algemeen toe. Aan het einde van de levenscyclus moet het scherm dan vervangen worden. De laatste jaren voordat het scherm vervangen moet worden kun je weer bestuurlijke afwegingen maken. Wellicht kies je ervoor eerder te stoppen met het preventief en correctief onderhoud om deze middelen alvast te sparen voor de naderende vervanging. Of je concludeert dat het scherm misschien nog 5 jaar langer mee kan gaan wanneer de hoeveelheid reparaties meevalt.

Als je op deze manier naar je onderhoud kijkt kun je  ineens veel beter sturen.

Dynamisch sturen met een MJOP

Vind je het allemaal veel te veel anticiperen op iets dat in de toekomst wellicht heel anders uitpakt? Bedenk dan dat een  goed MJOP  een dynamisch document is. Het heeft dan wel een looptijd van 20 tot 30 jaar maar als je het goed wilt aanpakken neem je minimaal om de drie jaar de tijd om het te evalueren en bij te stellen. Een MJOP is dus een richtlijn of een soort houvast dat  je scherp houdt op de uitgaven.

Niet bang zijn voor afwijking

Soms pakken dingen heel anders uit dan gepland. Zo is het leven en dat is toch ook weer een soort van spannend. Maak het  vooral niet te ingewikkeld. Natuurlijk staat het mooi als je  kunt aantonen dat je MJOP volledig gebaseerd is op een conditiemeting conform de NEN 2767. Maar veel belangrijker vind ik dat je de grote lijnen en de samenhang snapt.

Wil je zien hoe het werkt en van deze ervaringen profiteren? Wil je een keer anders naar je MJOP kijken? Wil je optimale keuzes kunnen maken voor de besteding van je middelen voor huisvesting?

Neem dan vrijblijvend contact op met mij voor een gratis quickscan.